Actualmente, solo el 50 % del tiempo de una reunión de trabajo, virtual o presencial, se utiliza de manera efectiva, según estudio de MITSloan. La “reunionitis” y su mala gestión, ocasiona un impacto negativo dentro de las organizaciones al aumentar el estrés y disminuir la creatividad y la productividad de sus colaboradores.

Las reuniones de trabajo mal gestionadas también pueden generar agotamiento emocional en los miembros del equipo, originando el Síndrome de recuperación de reuniones, el cual consiste en sobreponerse mentalmente de una extenuante reunión durante la jornada laboral.

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Pero si, por el contrario, tus equipos salen de una reunión sintiéndose productivos y con la sensación de que se han logrado avances porque se generaron ideas, se planificaron acciones y se informaron en un tiempo razonable, estás gestionando las reuniones de manera efectiva.

Entonces ¿Cuáles son las características de las reuniones efectivas en el trabajo?

o   Los colaboradores participan activamente

o   Se respetan las intervenciones

o   Se abordan los puntos más importantes orientados al objetivo de la reunión.

o   La duración máxima es de 1 hora.

¿Cómo organizar reuniones efectivas de trabajo?

Es Momentu de compartirte 10 tips para ejecutar satisfactoriamente tus reuniones, ya sea que tu equipo esté en la oficina, en casa o en un modelo híbrido.  

Antes de la reunión

  1. Pregúntate ¿es realmente necesaria?
  2. De ser necesaria la reunión, selecciona adecuadamente las personas de tu equipo que deben participar en ella.
  3. Desarrolla un documento en el que especifiques los objetivos de la reunión, los temas a tratar y el tiempo necesario y justo para llevarla a cabo.
  4. Cita con antelación a los participantes a través del calendario, especificando hora y lugar (virtual o presencial).

Programar reuniones los lunes y viernes es ideal en función de si te quieres enfocar en un desarrollo o en un seguimiento durante la semana.

Durante la reunión

  1.  Sé puntual con la hora de inicio y de finalización de la reunión.
  2. Durante los primeros 5 minutos aclara los objetivos y los puntos fundamentales de la reunión.
  3. Puedes asignar un vocero que se encargue de dirigir la reunión y darles la palabra a los participantes.

Al finalizar la reunión

  1. Permite 10 minutos para escuchar sugerencias y responder dudas.
  2. Resume las conclusiones principales y recuerda los puntos y tareas significativas a desarrollar durante los próximos días.
  3. Agradece la participación de los colaboradores.

Sin duda, las reuniones efectivas en el trabajo permitirán que tus equipos sean más productivos, creativos y se sientan motivados. Gestionar adecuadamente las reuniones llevará a tu empresa a otro nivel, potenciando la comunicación efectiva, la generación de ideas, la planificación de estrategias viables y el trabajo en equipo.

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